10.09.2016

Контур.Диадок

контур диадок - электронный домкументооборотЧто такое Контур.Диадок?

Это система электронного документооборота, обладающего такой же юридической силой, как и обмен бумажными документами с подписями и печатями.

Звучит немного непонятно. На самом деле все просто, Контур.Диадок — это система позволяющая обмениваться документами в электронном виде (то есть, файлами, например, договорами в формате ПДФ или счетами-фактурами в вордовском формате). При этом обмен документами происходит мгновенно и они признаются юридически значимыми.

Юридическая сила
Согласно действующему национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 юридическая сила документа — это его свойство вызывать правовые последствия. Например, при нарушении условий оформленного по всем правилам договора, может появиться обязанность оплатить штраф. Чтобы бумажный документ обладал юридической силой, он должен содержать определенные реквизиты: название документа (например, договор), его номер, название организации и имя автора подписи, который подписывает документ от ее имени, сама подпись, дата подписания документа. Электронный документ обладает юридической силой если он подписан специальной электронной подписью. Их виды и порядок использования и условия, при которых электронная подпись может придавать юридическую силу электронному документу обозначены в ФЗ «Об электронной подписи» №63 от 06.04.2011.

Обмен документами в бумажном виде обладает массой минусов. Наверное, самый значимый из них — время на оформление таких документов. Раньше компании выкручивались как могли: печатали бумажный экземпляр, подписывали, сканировали, отправляли по почте, ждали ответ… На это уходило очень много времени. С появлением системы Контур.Диадок работа с документами значительно упростилась.

 

Преимущества передачи документов через Контур.Диадок

  1. Экономия. Любой бизнес — процесс должен быть направлен не только на увеличение прибыли, но и на сокращение затрат. С Контур.Диадок вы экономите на бумаге, чернилах для принтера, затратах на почту или курьера.
  2. Удобный и понятный интерфейс позволяет быстро вникнуть и начать пользоваться сервисом. Пользоваться им также просто, как обычной электронной почтой.
  3. Нет привязки к одной машине, флешке и прочим ключам, которые любят теряться и ломаться в самый неподходящий момент. Работать с Контур.Диадок можно на любом устройстве и в любом месте, где есть интернет. Не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.
  4. Подпись и отправка документов осуществляется с помощью электронного сертификата, который хранится на сервере СКБ Контур, а для подписания документов запрашивается код из SMS — сообщения
  5. Протокол передачи документов. Это функция, с помощью которой можно отследить весь путь документа: когда был подписан, отправлен и получен контрагентом. Так что отговорка «документы не дошли» уже не сработает.
  6. Безопасность. Можно устанавливать различные права доступа для пользователей и не беспокоиться, что нерадивый сотрудник испортит работу компании. А для сотрудников с правами администратора можно включить двухфакторную аутентификацию для входа в систему. А хранить документы в Контур.Диадоке безопасней, чем на собственном компьютере. Так как документы хранятся в нескольких копиях на разных серверах.
  7. Сохранность. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на защищенных серверах, что делает невозможным потерю информации.
  8. Быстрый поиск. Не нужно ковыряться в бумажном архиве в поисках нужного документа. Вы 24 часа в сутки , 365 дней в году, имеете полноценный доступ ко всем своим документам в системе Контур.Диадок и можете легко отыскать нужный договор или счет. Даже, если ваш тариф закончился, вы сохраняете доступ ко всем документам. 
  9. Интеграция на программном уровне с ведущими программными решениями, такими как: 1С, Парус, SAP, Oracle и др. К примеру, Вы можете встроить в любую версию 1C коннектор ЭДО «Диадок», и данные из 1С будут напрямую отправляться по назначению.
  10. Роуминг — если ваш контрагент находится в другой системе электронного документооборота, то вы все равно можете обмениваться с ним документами. Без дополнительной оплаты и лишних настроек и интеграций.
  11. Электронные документы, полученные через Контур.Диадок, имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные. Документы полученные через электронный документооборот можно при необходимости предоставлять контролирующим органам при проверках.

 

Возможности Контур.Диадок

Создание и отправка документов. Для подписания документов в Контур.Диадок используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами. Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.

Распределение входящих документов. Вы можете настроить один из видов маршрутизации:

— Контрагент сам выбирает подразделение вашей компании,  которое получит документ

— Вы назначаете подразделение, в которое будут приходить все документы от определенного контрагента

— Документы автоматически перенаправляются в зависимости от КПП или грузополучателя, указанных в документе.

Согласование документов внутри компании. В Контур.Диадок легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ на странице «Согласование».

Подписание документов на любом устройстве. С облачной подписью вы можете работать в Контур.Диадок даже на планшете и смартфоне. Вам не придется устанавливать дополнительное программное обеспечение: закрытый ключ хранится на  сервере СКБ КОНТУР, а для подписания документов запрашивается код из SMS-сообщения. Работать с облачной подписью также безопасно как с обычным сертификатом, плюс нет возможности потерять закрытый ключ или забыть от него пароль.

Приглашение контрагентов. Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке легко: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенным организациям можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.

Поиск документов. Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.

Представление документов в контролирующие органы. Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО. При ответе на требование ИФНС в системе Контур.Экстерн всё еще проще: выберите нужные документы из Диадока, опись заполнится автоматически и вам останется только нажать на кнопку «Отправить».

Сотрудники. Входить в Контур.Диадок можно по сертификату или по паролю. Пользователей с паролем администратор вашей организации может создавать самостоятельно, бесплатно и в неограниченном количестве. Таким пользователям доступны все возможности кроме подписания документов.

 

Особенности работы с Контур.Диадок в разных отраслях

 

 

Отзывы о системе электронного документооборота

 

Цены на Контур.Диадок

 

Техподдержка

 

Видео по работе с Контур.Диадок

контур диадок - электронный домкументооборот




X
Заполните и отправьте форму и наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Не заполнено поле - Имя.
Укажите, пожалуйста, номер телефона.
Мы скоро перезвоним Вам!
+7(999) 99-99-999