![контур диадок - электронный домкументооборот]( "контур диадок - электронный домкументооборот")
Что такое Контур.Диадок?
Это система электронного документооборота, обладающего такой же юридической силой, как и обмен бумажными документами с подписями и печатями.
Звучит немного непонятно. На самом деле все просто, Контур.Диадок — это система позволяющая обмениваться документами в электронном виде (то есть, файлами, например, договорами в формате ПДФ или счетами-фактурами в вордовском формате). При этом обмен документами происходит мгновенно и они признаются юридически значимыми.
Обмен документами в бумажном виде обладает массой минусов. Наверное, самый значимый из них — время на оформление таких документов. Раньше компании выкручивались как могли: печатали бумажный экземпляр, подписывали, сканировали, отправляли по почте, ждали ответ… На это уходило очень много времени. С появлением системы Контур.Диадок работа с документами значительно упростилась.
Преимущества передачи документов через Контур.Диадок
- Экономия. Любой бизнес — процесс должен быть направлен не только на увеличение прибыли, но и на сокращение затрат. С Контур.Диадок вы экономите на бумаге, чернилах для принтера, затратах на почту или курьера.
- Удобный и понятный интерфейс позволяет быстро вникнуть и начать пользоваться сервисом. Пользоваться им также просто, как обычной электронной почтой.
- Нет привязки к одной машине, флешке и прочим ключам, которые любят теряться и ломаться в самый неподходящий момент. Работать с Контур.Диадок можно на любом устройстве и в любом месте, где есть интернет. Не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.
- Подпись и отправка документов осуществляется с помощью электронного сертификата, который хранится на сервере СКБ Контур, а для подписания документов запрашивается код из SMS — сообщения
- Протокол передачи документов. Это функция, с помощью которой можно отследить весь путь документа: когда был подписан, отправлен и получен контрагентом. Так что отговорка «документы не дошли» уже не сработает.
- Безопасность. Можно устанавливать различные права доступа для пользователей и не беспокоиться, что нерадивый сотрудник испортит работу компании. А для сотрудников с правами администратора можно включить двухфакторную аутентификацию для входа в систему. А хранить документы в Контур.Диадоке безопасней, чем на собственном компьютере. Так как документы хранятся в нескольких копиях на разных серверах.
- Сохранность. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на защищенных серверах, что делает невозможным потерю информации.
- Быстрый поиск. Не нужно ковыряться в бумажном архиве в поисках нужного документа. Вы 24 часа в сутки , 365 дней в году, имеете полноценный доступ ко всем своим документам в системе Контур.Диадок и можете легко отыскать нужный договор или счет. Даже, если ваш тариф закончился, вы сохраняете доступ ко всем документам.
- Интеграция на программном уровне с ведущими программными решениями, такими как: 1С, Парус, SAP, Oracle и др. К примеру, Вы можете встроить в любую версию 1C коннектор ЭДО «Диадок», и данные из 1С будут напрямую отправляться по назначению.
- Роуминг — если ваш контрагент находится в другой системе электронного документооборота, то вы все равно можете обмениваться с ним документами. Без дополнительной оплаты и лишних настроек и интеграций.
- Электронные документы, полученные через Контур.Диадок, имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные. Документы полученные через электронный документооборот можно при необходимости предоставлять контролирующим органам при проверках.
Возможности Контур.Диадок
Создание и отправка документов. Для подписания документов в Контур.Диадок используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами. Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.
Распределение входящих документов. Вы можете настроить один из видов маршрутизации:
— Контрагент сам выбирает подразделение вашей компании, которое получит документ
— Вы назначаете подразделение, в которое будут приходить все документы от определенного контрагента
— Документы автоматически перенаправляются в зависимости от КПП или грузополучателя, указанных в документе.
Согласование документов внутри компании. В Контур.Диадок легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ на странице «Согласование».
Подписание документов на любом устройстве. С облачной подписью вы можете работать в Контур.Диадок даже на планшете и смартфоне. Вам не придется устанавливать дополнительное программное обеспечение: закрытый ключ хранится на сервере СКБ КОНТУР, а для подписания документов запрашивается код из SMS-сообщения. Работать с облачной подписью также безопасно как с обычным сертификатом, плюс нет возможности потерять закрытый ключ или забыть от него пароль.
Приглашение контрагентов. Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке легко: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенным организациям можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.
Поиск документов. Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.
Представление документов в контролирующие органы. Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО. При ответе на требование ИФНС в системе Контур.Экстерн всё еще проще: выберите нужные документы из Диадока, опись заполнится автоматически и вам останется только нажать на кнопку «Отправить».
Сотрудники. Входить в Контур.Диадок можно по сертификату или по паролю. Пользователей с паролем администратор вашей организации может создавать самостоятельно, бесплатно и в неограниченном количестве. Таким пользователям доступны все возможности кроме подписания документов.
![контур диадок - электронный домкументооборот]( "контур диадок - электронный домкументооборот")
- Экономия. Любой бизнес — процесс должен быть направлен не только на увеличение прибыли, но и на сокращение затрат. С Контур.Диадок вы экономите на бумаге, чернилах для принтера, затратах на почту или курьера.
- Удобный и понятный интерфейс позволяет быстро вникнуть и начать пользоваться сервисом. Пользоваться им также просто, как обычной электронной почтой.
- Нет привязки к одной машине, флешке и прочим ключам, которые любят теряться и ломаться в самый неподходящий момент. Работать с Контур.Диадок можно на любом устройстве и в любом месте, где есть интернет. Не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.
- Подпись и отправка документов осуществляется с помощью электронного сертификата, который хранится на сервере СКБ Контур, а для подписания документов запрашивается код из SMS — сообщения
- Протокол передачи документов. Это функция, с помощью которой можно отследить весь путь документа: когда был подписан, отправлен и получен контрагентом. Так что отговорка «документы не дошли» уже не сработает.
- Безопасность. Можно устанавливать различные права доступа для пользователей и не беспокоиться, что нерадивый сотрудник испортит работу компании. А для сотрудников с правами администратора можно включить двухфакторную аутентификацию для входа в систему. А хранить документы в Контур.Диадоке безопасней, чем на собственном компьютере. Так как документы хранятся в нескольких копиях на разных серверах.
- Сохранность. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на защищенных серверах, что делает невозможным потерю информации.
- Быстрый поиск. Не нужно ковыряться в бумажном архиве в поисках нужного документа. Вы 24 часа в сутки , 365 дней в году, имеете полноценный доступ ко всем своим документам в системе Контур.Диадок и можете легко отыскать нужный договор или счет. Даже, если ваш тариф закончился, вы сохраняете доступ ко всем документам.
- Интеграция на программном уровне с ведущими программными решениями, такими как: 1С, Парус, SAP, Oracle и др. К примеру, Вы можете встроить в любую версию 1C коннектор ЭДО «Диадок», и данные из 1С будут напрямую отправляться по назначению.
- Роуминг — если ваш контрагент находится в другой системе электронного документооборота, то вы все равно можете обмениваться с ним документами. Без дополнительной оплаты и лишних настроек и интеграций.
- Электронные документы, полученные через Контур.Диадок, имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные. Документы полученные через электронный документооборот можно при необходимости предоставлять контролирующим органам при проверках.
