Контур.Диадок

Что такое Контур.Диадок?

Контур.Диадок — это система, которая позволяет обмениваться документами с контрагентами в электронном виде. Звучит сложно, но на деле всё довольно просто.

Вместо того чтобы распечатывать договор, ставить подпись, сканировать, отправлять по почте и ждать ответа неделями, вы просто отправляете файл через интернет. Это может быть договор в PDF, счёт-фактура в Word или любой другой документ. И вот что важно: такой электронный документ имеет точно такую же юридическую силу, как и бумажный с «живой» подписью и печатью.

Почему это так? Всё дело в электронной подписи. Если бумажный документ обретает силу благодаря подписи руководителя, печати и дате, то электронный — благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это закреплено в Федеральном законе № 63-ФЗ. Подписанный КЭП документ не уступает бумажному оригиналу ни в суде, ни в налоговой.

В чём выгода? Переход на электронный документооборот через Контур.Диадок даёт сразу несколько ощутимых плюсов.

Экономия. Забудьте про бумагу, картриджи для принтера, конверты и курьеров. Документы уходят мгновенно, а входящие от контрагентов и вовсе принимаются бесплатно.
Скорость. То, на что раньше уходили дни, теперь занимает минуты. Документ доставляется за считаные секунды. Не нужно звонить контрагенту и узнавать, дошла ли бумага — статус виден в системе.
Доступность. Работать можно с любого устройства, где есть интернет: компьютер, планшет, смартфон. И неважно, в офисе вы или в командировке.
Безопасность и сохранность. Документы хранятся на защищённых серверах Контура в нескольких копиях. Потерять их невозможно, в отличие от бумажной папки, которая может затеряться. Кстати, даже после окончания тарифа доступ к вашим документам сохраняется. Для входа в систему можно настроить двухфакторную аутентификацию, а для сотрудников с разными правами — установить различные уровни доступа.
Прозрачность. В Диадоке виден полный путь документа: когда он создан, подписан, отправлен и получен. Так что фраза «документы не дошли» больше не пройдёт.
Удобный поиск. Не нужно часами рыться в бумажном архиве. Поиск работает по любому слову или реквизиту, и вы за минуту найдёте нужный договор или акт даже спустя несколько лет.
Интеграция. Сервис легко «дружит» с учётными системами. Можно встроить модуль прямо в 1С (установка занимает около пяти минут) или настроить интеграцию с SAP, Oracle и другими решениями. Тогда данные из учётки будут отправляться адресату напрямую.
Роуминг. Если ваш контрагент пользуется другой системой электронного документооборота, это не проблема. Обмен возможен без лишних настроек и дополнительной платы.

Что ещё умеет Диадок?

Помимо простого обмена, в системе есть несколько полезных функций.

Создание и отправка документов. Для подписания используется квалифицированная электронная подпись. Перед отправкой счета-фактуры, акта или накладной система автоматически проверяет их формат — это гарантирует, что налоговая примет документ без ошибок.
Автоматическое распределение входящих. Можно настроить маршрутизацию так, чтобы документы от разных контрагентов сразу попадали к нужным сотрудникам или в конкретные подразделения.
Внутреннее согласование. Документ легко отправить на визирование коллегам или руководителю. Им придёт уведомление на почту, и они смогут согласовать или подписать его прямо в системе.
Облачная подпись. Для работы не нужен токен или флешка. Ключ хранится на сервере Контура, а для подписания документа достаточно ввести код из SMS. Удобно и безопасно: нельзя потерять носитель или забыть от него пароль.
Приглашение контрагентов. Можно проверить, кто из ваших партнёров уже работает в Диадоке, и отправить им приглашение к обмену.
Представление документов в контролирующие органы. Если налоговая запросила документы, их можно отправить прямо из Диадока через систему Контур.Экстерн — опись заполнится автоматически. Для суда или других органов можно распечатать электронный документ со специальным штампом ЭДО.