Отлаженная работа с первичными документами — это не только требование закона, но и залог спокойной жизни для бухгалтера и руководителя. Потеря накладной или дублирование счёта могут обернуться проблемами с отчётностью и лишними вопросами при проверке. Чтобы этого избежать, достаточно внедрить несколько несложных правил.
- Отмечайте ввод документа в базу данных
Когда вы заносите первичный документ в учётную систему, сразу же ставьте на нём дату обработки и свою подпись. Это простая, но действенная мера: она исключает риск того, что кто-то из коллег случайно введёт этот же документ повторно. Кроме того, вы всегда сможете оценить, какой объём работы уже сделан, а какие бумаги ещё ждут своей очереди. Особенно это полезно в крупных отделах, где документы проходят через нескольких специалистов.
- Регулярно сохраняйте базу данных
Технические сбои случаются не по расписанию, и лучше перестраховаться, чем потом восстанавливать утерянные записи. Настройте автоматическое резервное копирование, например, по окончании рабочего дня или в ночные часы. Если такой возможности нет, возьмите за правило делать сохранение вручную каждый вечер — это займёт пару минут, но сбережёт часы работы.
- Если счёт-фактура не выставляется, пропишите это в договоре
Договорённость с контрагентом о работе без счёта-фактуры должна быть зафиксирована письменно — это прямое требование Налогового кодекса. Не надейтесь на устные договорённости: партнёр может передумать, а налоговая вправе запросить документ. Хотя штрафа за само отсутствие счёта-фактуры при взаимном согласии нет, согласно статье 126 НК РФ предусмотрена ответственность за непредставление сведений, которые обязаны быть у налогоплательщика. Чтобы не гадать, что потребуется завтра, лучше заранее отразить этот пункт в договоре — и вопрос будет закрыт.
- Назначьте ответственного за сбор первички на объектах
На строительных площадках и в удалённых подразделениях документы часто передаются через прорабов или мастеров, и нередко теряются по дороге. Чтобы этого не происходило, определите одного сотрудника, который будет собирать все накладные, акты и справки в отдельную папку и регулярно, например, раз в неделю, отправлять их в бухгалтерию. Так вы сведёте к минимуму риск, что бумаги потеряются, и всегда будете знать, где искать нужный документ.
- Заранее оговорите в договоре полный перечень необходимых документов
Не ограничивайтесь перечнем типовых форм — включите в договор требования о предоставлении сертификатов, лицензий, экспертных заключений и других бумаг. Если этого не сделать, поставщик может привезти товар без обязательных разрешительных документов, сославшись на то, что они не были оговорены. Судиться в такой ситуации — долго и затратно. Гораздо проще сразу прописать, что непредоставление полного пакета считается нарушением договора, и предусмотреть за это штрафные санкции. Тогда у контрагента будет стимул собрать всё необходимое вовремя.
Внедрение этих простых рекомендаций не потребует больших затрат, но заметно упростит документооборот и снизит риски для бизнеса. А когда учёт прозрачен, а документы на своих местах, и налоговая проверка уже не кажется такой страшной).